Naskah ini terjemahan dari A Beginner's Guide to Effective Email yang ditulis oleh Kaitlin Duck Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>. Jika ingin membaca versi aslinya dalam bahasa Inggris, silakan mengunjungi http://www.webfoot.com/advice/estyle.html. Dalam terjemahan ini beberapa contoh telah diubah atau ditambah. Komentar terhadap terjemahan Indonesia dapat dikirimkan kepada Steven Haryanto <steven@haryan.to>. Komentar terhadap isi harap dilayangkan ke penulis aslinya langsung.
Saya berkeyakinan bahwa surat elektronik atau email amat berharga, baik untuk perseorangan maupun perusahaan. Email lebih murah dan lebih cepat sampai dibanding surat, tidak mengganggu seperti telepon, dan tidak merepotkan seperti faks. Dengan email perbedaan lokasi dan wilayah waktu tidak begitu menjadi penghalang dalam berkomunikasi. Malah ada bukti menunjukkan bahwa email mengarahkan struktur informasi menjadi egaliter - di mana semua orang sederajat. (Sproull dan Kiesler, Connections, MIT Press, 1993.)
Karena kelebihan-kelebihan di atas, pemakaian email meningkat drastis. Di tahun 1998, 30% orang dewasa di AS dan Kanada sudah online.
Sayangnya, selama dua puluh tahun lebih menggunakan email, saya melihat banyak orang dirugikan karena tidak mengerti cara menyesuaikan gaya komunikasi di medium baru tersebut. Karenanya saya membuat tulisan ini, yaitu untuk membantu orang-orang menghindari masalah itu.
Tulisan ini bukan petunjuk mengoperasikan program email - tombol mana yang harus ditekan atau bagaimana cara meng-attach file gambar. Keterangan rinci seperti itu tentunya berbeda untuk setiap paket software; lihat manual program yang bersangkutan. Justru yang menjadi perhatian dalam tulisan ini adalah isi email, yaitu bagaimana mengatakan apa yang semestinya dikatakan. Tulisan ini juga menurut saya bukan etiket email (kadang disebut netiket) karena panduan ini tidak sekedar menunjukkan cara bersikap sopan, tapi juga cara menjadi lebih efisien, menulis lebih jelas, dan efektif.
Tentu saja apa yang ditulis di sini bukan aturan mati. Akan ada orang lain yang tidak sependapat dengan saya dalam hal-hal tertentu. Tapi, andaikan hanya ada satu jawaban yang benar, panduan ini tidak perlu ditulis toh? Harapan saya panduan ini dapat membuat Anda meninjau kembali asumsi-asumsi Anda tentang email, serta membantu Anda menjadi efektif dalam ber-email. Barulah kemudian Anda dapat menulis menurut gaya tulisan yang mencerminkan kepribadian Anda sendiri.
Komunikasi elektronik, karena kecepatan dan kemampuan penyebarannya, secara hakiki berbeda dari komunikasi cetak. Karena waktu untuk berkomunikasi balik dapat cepat sekali, email lebih bersifat percakapan dibanding media cetak tradisional.
Dalam naskah cetak, seluruh tulisan harus jelas dan tidak boleh bermakna ganda karena mungkin pembaca tidak berkesempatan mengajukan pertanyaan meminta kejelasan. Lewat email, penerima bisa segera bertanya balik. Karenanya, seperti percakapan, email cenderung lebih santai dan acak-acakan daripada komunikasi kertas. (Ini bukan berarti selalu jelek. Untuk apa memoles kata dan kalimat dalam pesan email selama berjam-jam, memastikan ejaan kita sempurna, kata yang dipilih tepat, dan tata bahasa tak bercela, kalau tujuan pesan tersebut untuk memberi tahu rekan kerja bahwa kita siap makan siang.)
Tapi dalam email, koresponden kita tidak memperoleh petunjuk status yang umum seperti pakaian, gaya berbicara, atau dialek, sehingga mereka mungkin mengambil mengambil asumsi berdasarkan nama, alamat email, dan terutama kemahiran berbahasa. Karenanya kita perlu berhati-hati, kapan boleh tidak rapi dan kapan harus teliti.
Emosi jauh lebih sulit diungkapkan lewat email dibanding lewat percakapan langsung atau bahkan lewat percakapan telepon. Dalam email tidak ada intonasi, isyarat, atau kesamaan tempat. Orang lain kadang tidak tahu apakah kita sedang serius atau bercanda, sedang senang atau sedih, sedang kecewa atau bahagia. Sarkasme, misalnya, terutama berbahaya jika dipraktikkan di email.
Perbedaan lain email dengan media konvensional adalah, apa yang ditulis oleh seseorang hasilnya dapat tampil berbeda saat dilihat orang lain. Pita suara menghasilkan bunyi yang didengar baik oleh diri sendiri maupun pendengar. Surat cinta ditulis di kertas yang akan dilihat oleh sang kekasih. Tapi dalam hal email, perangkat keras dan lunak yang dipakai untuk menulis, mengirim, menyimpan, men-download dan membaca dapat berbeda jauh dari yang digunakan orang lain. Aspek visual pesan email dapat berubah setelah pesan tersebut tiba di layar monitor orang lain.
Jadi komposisi email mestinya berbeda dari tulisan cetak atau naskah pidato. Dibuatnya tulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana menyesuaikan pesan dalam email.
Lanjut ke Konteks
Kaitlin Duck
Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>
Terjemahan Steven Haryanto <steven@haryan.to>
Versi pertama terjemahan 5 Jan 1999.
Sedikit perbaikan 16 Jan 1999 dan 24 Jan 1999.
Update dan perbaikan terjemahan 19 Mei 2001.