Panduan Menulis Email yang Efektif

Status


Seperti halnya konteks, kita tidak dapat memastikan status seseorang dari email. Kita tidak bisa memperhatikan pakaiannya, mencermati dialek dan kecepatan bicaranya, mendengarkan warna suaranya, atau bahkan menghitung jumlah kerutan di sekitar matanya. Tebakan kita terhadap umur, ras, jenis kelamin, status nikah, kedudukan dan pendidikan seseorang akan jauh lebih tidak akurat dibandingkan jika kita berbicara bertatap muka atau di telepon.

Demikian pula, lawan beremail kita hanya tahu sedikit tentang kita. Mereka pun akan melakukan hal yang sama dengan kita - mengambil asumsi-asumsi berdasarkan hal sekecil pun yang sekiranya bisa dijadikan dasar asumsi.

Perlu saya tegaskan, saya tidak mengatakan berasumsi itu baik. Tapi orang akan tetap berasumsi, karena di email petunjuk status yang ada begitu sedikit. Sadarlah akan hal tersebut, agar jika perlu Anda dapat mengarahkan asumsi mereka.

Petunjuk yang Akan Dipakai Orang

Bahasa

Petunjuk utama kedudukan atau status seseorang adalah kemahirannya berbahasa. Kalau Anda banyak membuat salah eja, tata kalimat yang ngawur, atau pemilihan kata yang tidak sesuai, orang akan mengira Anda tidak berpendidikan. Dari situ, orang mungkin mengambil kesimpulan Anda tidak begitu pintar. Tak peduli kenyataan bahwa korelasi kemampuan berbahasa dengan tingkat kecerdasan itu rendah (terutama untuk kemampuan berbahasa asing), kebanyakan orang tetap akan mengambil asumsi tersebut.

Di samping itu, sebagian orang merasa tersinggung jika menerima email yang mengandung banyak salah, terutama salah ketik. Alasannya, kurang sopan mengirim email yang salahnya kentara atau mencolok. (Hal ini dapat dimanfaatkan. Jika Anda ingin menunjukkan bahwa status Anda superior/lebih tinggi, Anda dapat memasukkan salah-salah ketik dengan sengaja.)

Dalam dunia yang sempurna, setiap orang mungkin dapat menulis tanpa salah. Tapi kita tidak hidup dalam dunia yang sempurna. Sebagian orang memang tidak berbakat dalam berbahasaˇseperti halnya sebagian yang lain tidak berbakat melukis potret, menghitung persamaan diferensial parsial, memasang tapal kuda, atau bermain golf. Sebelum era teknologi elektronik, orang-orang yang kurang cakap menulis menutupi kekurangannya dengan melakukan sebagian besar komunikasi secara lisan. Sekarang, di zaman email, hal tersebut lebih sulit dilakukan.

Dengan menyusun kata-kata lebih lama, kualitas tulisan mungkin meningkat. Tapi tak mungkin menghabiskan waktu 1 jam per email jika dalam sehari ingin mengirim sepuluh email. Untungnya - (setidaknya dalam bahasa Inggris) - grammar- dan spelling checker dapat amat membantu. Jika ingin mempertahankan status dalam email, Anda seharusnya memakai tool tersebut. Jika Anda ingin betul-betul meningkatkan status bahasa (atau kemampuan berbahasa Inggris) mungkin Anda perlu belajar lagi secara serius.

Saya pribadi lebih menyukai orang yang lebih memberi perhatian pada kecukupan konteks daripada kesempurnaan tata bahasa. Misalnya, saya lebih suka email berikut:

        Ada 50 orang bawa senapan mesin di jalan raya
        kira kira 1 km dari utara mereka kelihatanya
        berbahaya jadi mending ceptan kaubr dari sini!!!!

daripada yang berikut (dalam situasi yang sama):

        Anda saya sarankan segera meninggalkan gedung ini.

Pesan tersebut mengandung tata bahasa yang benar, tapi tidak mengandung konteks yang seharusnya.

Alamat Kembali (Return Address)

Rekan email Anda akan mengambil petunjuk status dari nama domain pada alamat Anda (Jika masih asing dengan nama domain, bacalah Lampiran B dulu).

Pandangan klise terhadap organisasi pemberi alamat email akan ikut menempel pada Anda. Misalnya, jika email Anda dari:

Orang juga akan melihat nama asli Anda (jika tercantum) dan login ID. Kecuali nama Anda berlawanan dengan ciri umum suatu organisasi atau negara, orang akan menyangka Anda termasuk ke dalam organisasi tersebut. Misalnya orang sering beranggapan bahwa bjp@thromble.com seorang lelaki, tapi BarbaraP@thromble.com perempuan (meskipun bisa juga alamat tersebut milik seorang lelaki Peter Barbara). Kecuali nama email Smith misalnya, orang akan cenderung menganggap yang menulis email berakhiran kode negara Taiwan adalah orang Asia. Kecuali nama email Jamaal, orang biasanya akan beranggapan penulis email dari AS adalah orang berkulit putih.

Login ID Anda dapat menjadi petunjuk sesuatu yang agak tidak kentara. Nama yang pendek dan tanpa angka (yang biasanya diinginkan orang pertama-tama) dapat mencirikan Anda termasuk yang awal mendapat account email di perusahaan. steve@thromble.com mungkin telah lebih lama memakai komputer daripada steve9672@thromble.com.

Orang juga akan menarik asumsi seberapa dewasa atau seserius apa Anda dari nama alamat email. Sarah.Sitompul@umm.co.id mungkin lebih dianggap serius daripada sarahcentil@umm.co.id.

Jika ingin mengarahkan kesan orang dengan mudah, cukup katakan siapa diri Anda. Tambahkan paraf (signature) dengan petunjuk status:

        Sarah Sitompul
        Manajer Maintenance
        PT Usaha Maju Mandiri

Atau:

        Tajam Rachmat
        SMP Semak Duri
        (12 Tahun)
        Kunjungi homepage Minang di http://www.minang.or.id!

Di sini Adik Rahmat memberi petunjuk bahwa kemungkinan dia orang Minang.

Mengawali pesan email dengan petunjuk status juga efektif:

        Halo, nama saya Peter. Saya siswa kelas 1 SMP Semak Duri 
        Bukit Tinggi. Saat ini saya diberi tugas oleh sekolah 
        tentang peralatan industri khayalan. Apakah Bapak bersedia 
        mengirimkan katalog terbaru thromblemeister kepada saya?

Atau:
        Hi - saya Manajer Maintenance PT Usaha Maju Mandiri. Mohon
        dikirimi katalog terbaru thromblemeister. Saya sedang
        mempertimbangkan untuk membeli dari perusahaan Anda.

Perhatikan di sini si penulis email tidak hanya menyebutkan jabatan dan nama perusahaannya, tapi juga menggunakan kata-kata "tingkat tinggi" macam "mempertimbangkan". Pemakaian kata tingkat tinggi yang berlebihan mungkin menimbulkan kesan sok, tapi dalam email yang pendek dapat meningkatkan status. Namun hati-hati dalam penggunaan kata-kata semacam itu, juga jangan gunakan kata-kata yang terlalu asing sehingga tidak dimengerti oleh penerima email.

Cara Menggunakan Email

Hal terakhir yang dilihat orang adalah cara Anda menulis email. Jika Anda tidak memberi konteks yang sesuai, mengetik dalam huruf kapital semua, atau menulis dalam baris yang amat panjang, orang akan beranggapan Anda amat belum berpengalaman menggunakan email. Mungkin juga mereka beranggapan bahwa Anda terlalu bodoh atau keras kepala untuk mempelajari email, karena kesalahan-kesalahan semacam itu langsung kentara bagi pemakai yang berpengalaman.

Di samping komposisi email, orang akan melihat kecocokan isi pesannya sendiri. Apakah pesan tersebut dikirim ke orang yang tepat? Apakah pertanyaan dalam pesan wajar?

Apakah Perlu Dipermasalahkan Seperti Ini?

Bagaimana menentukan seberapa banyak harus menghabiskan waktu untuk mempertahankan status? Jawabannya bergantung pada beberapa hal:

Ringkasan

Sekali lagi, saya tidak mendukung agar Anda berpikir stereotipe, tapi manusia memang suka menggeneralisasi. Hati-hatilah sinyal apa yang Anda berikan pada lawan menyurat Anda dan mengertilah cara mengubahnya jika asumsi mereka keliru.


Kembali ke Daftar Isi
Kembali ke Isyarat

Lanjut ke Formalitas


Kaitlin Duck Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>
Terj. Steven Haryanto <steven@haryan.to>
Versi pertama terjemahan 5 Jan 1999.
Sedikit perbaikan 24 Jan 1999.
Update dan perbaikan terjemahan 19 Mei 2001.