Panduan Menulis Email yang Efektif

Intonasi


Emosi paling sulit diungkapkan lewat email. Orang sering harus mengetikkan dengan persis apa yang sebetulnya cukup dikatakan secara lisan. Sayangnya, tanpa nada suara yang mengisyaratkan emosi, kadang orang lain dapat salah mengerti.

Meski di email kita tidak dapat meninggikan atau merendahkan suara untuk memberi penekanan, kita bisa mempermainkan bentuk tulisan untuk mewakili naik-turun suara dan emosi.

Penekanan Ringan

Jika Anda ingin memberi penekanan ringan pada suatu bagian tulisan, apit dengan tanda bintang. Makna bintang kurang lebih sama dengan huruf miring di kertas.

Daripada hanya:

        Waktu itu saya bilang akan pergi hari Kamis.

Tulis:

        Waktu itu saya *bilang* akan pergi hari Kamis.

Atau:

        Waktu itu saya bilang akan pergi hari *Kamis*.

Yang mana yang Anda pilih dari dua yang terakhir tentunya tergantung apakah Anda ingin menekankan bahwa pernah menyatakan akan pergi, atau bahwa waktu itu tidak menyebut hari Rabu. (Sebetulnya lebih baik lagi jika kalimat tersebut disusun ulang agar tidak bermakna ganda.)

Atau Anda juga bisa mengkapitalkan awal tiap kata yang ingin ditekankan:

        Memang Bob bilang jangan setel di atas sembilan, tapi ini 
        bukan Aturan Mati. Alat itu akan meledak jika disetel 
        sampai sebelas, tapi kalau di bawah sepuluh aman...

Saya cenderung menggunakan gaya ini untuk sesuatu yang sifatnya mutlak atau berupa aturan yang wajib. Mungkin gaya ini berasal dari kata-kata berhuruf besar seperti yang ditulis di Alkitab Inggris. Di bahasa atau kebiasaan lain mungkin penulisan ini memiliki arti berbeda.

Penekanan Kuat

Jika penekanan lebih kuat yang ingin Anda berikan, gunakan huruf kapital semua dan beri tanda seru. Misalnya untuk:

        > Apa sebaiknya saya maksimalkan saja daya thrombo-nya?
        Jangan. Kalau di-set sampai sebelas, motornya akan 
        terlalu panas dan bisa meledak.

Tulis:

        > Apa sebaiknya saya maksimalkan saja daya thrombo-nya?
        JANGAN!!!! kalau di-set sampai sebelas, motornya akan 
        terlalu panas dan bisa meledak.

Perhatikan, jangan gunakan huruf kapital terlalu sering. Seperti halnya hehilangan penglihatan akan membuat indra pendengaran lebih peka, tiadanya lambang-lambang untuk menandakan emosi di email membuat orang jadi amat sensitif terhadap tanda-tanda yang ada. Huruf kapital menandakan berteriak.

Amat tidak cocok menggunakan huruf kapital semua dalam kondisi Anda sedang tenang:

        HEI, AKU CUMA INGIN TAHU BAGAIMANA PERKEMBANGAN
        PERHITUNGAN PHROCKMEIJER YANG KAMU LAKUKAN.
        KALAU SEMPAT MAMPIR KE TEMPAT SAYA, YA.

Orang akan mengerutkan dahi melihat email di atas.

Penekanan >>EKSTREM!!<<

Jika betul-betul ingin menekankan sesuatu, Anda bisa menulis seperti ini:

        Awas! Kalau kamu terlambat lagi, saya tidak, 
        *tidak*, *TIDAK*, >>!!**TIDAK AKAN!!**<< 
        ngomong sama kamu lagi.

Pakai seperlunya.

Padanan Gumam

Dalam percakapan, ada beberapa cara untuk menandakan bahwa percakapan tersebut bersifat pribadi. Kita bisa memperkecil suara, bisa melirik dulu ke kiri dan kanan dengan mata/kepala, atau mendekat ke orang yang diajak bicara. Kadang, karena kebiasaan ini sudah tertanam, meski tidak ada orang di dekat kita tetap saja kita melakukannya. Sayangnya, sulit mengecilkan suara atau menggerakkan badan dalam email.

Kadang saya menuliskan dulu apa yang sebetulnya ada di pikiran saya, baru menulis versi bersihnya:

        Bos saya dipecat maksudnya mengundurkan hari ini.
        *Benar-benar* menyebalkan, mmm, ... maksudnya, 
        hal ini diharapkan dapat mempererat hubungan 
        kerja bagian Rekayasa dan Pengujian.

Salah satu teman saya memakai tanda kurung ganda untuk "pengucapan dalam hati", yang dalam teater sering disebut "suara rendah" (aside):

        Bos saya mengundurkan diri hari ini ((semua juga
        tahu kalau dia dipecat!)). Pengubahan ini katanya 
        akan mempererat hubungan kerja bagian Rekayasa dan 
        Pengujian ((tentu tentu!))

Cara lain yang kadang saya gunakan untuk mengartikan "menurunkan suara" yaitu dengan menghindari huruf kapital:

        psssst! 
        hei wendy!
        coba tebak?










        AKU DITERIMA!!!! :-D :-D !!

Perlu saya ingatkan bahwa sebagian kecil orang tidak menyukai permainan tulisan seperti ini. Menurut mereka kita tidak usah memakainya karena Mark Twain pun tanpa memakai cara tersebut sudah bisa mengungkapkan emosi lewat tulisan. Yah, saya bukan penulis sekaliber Mark Twain; perbendaharaan kata saya dalam memperjelas maksud pun tidak sekaya beliau. Saya berpendapat lebih berbahaya orang marah atau tersinggung (karena salah paham) karena kita tidak memakai cara ini, daripada orang jengkel karena kita memakainya.

Ringkasan

Bagi kebanyakan orang, sulit mengekspresikan emosi dalam pesan yang pendek. Untungnya, ada beberapa trik tulisan yang dapat digunakan untuk membantu menyatakan emosi:


Kembali ke Daftar Isi
Kembali ke Tata Letak

Lanjut ke Isyarat


Kaitlin Duck Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>
Terj. Steven Haryanto <steven@haryan.to>
Versi pertama terjemahan 5 Jan 1999.
Sedikit perbaikan 24 Jan 1999.
Update dan perbaikan terjemahan 19 Mei 2001.