Dalam percakapan, setidaknya ada kesamaan konteks tertentu di antara pihak-pihak yang bercakap. Misalnya kesamaan lokasi fisik, atau bahkan dalam percakapan telepon sekalipun, paling tidak ada kesamaan waktu. Jika kita membuat suatu tulisan pun, biasanya ada terkait konteks: tulisan tersebut misalnya prosiding suatu konferensi, ditulis di kartu ulang tahun, diserahkan kepada dosen bersama setumpuk tugas akhir mata kuliah milik mahasiswa lain, dsb.
Dalam email kita tidak dapat mengetahui tempat, waktu, kerangka pikiran, profesi, minat, atau seberapa penting seseorang bagi kita di masa yang akan datang. Ini salah satunya berarti, kita harus berhati-hati dalam memberi konteks kepada orang lain. Di bagian ini akan diberikan beberapa strategi pemberian konteks.
Baris subjek yang berkaitan dengan isi email akan membantu orang beralih ke konteks yang sesuai sebelum membaca pesan email tersebut. Baris subjek haruslah singkat (karena banyak program email memotong baris subjek yang panjang), tidak perlu berupa kalimat lengkap, dan memberi petunjuk tentang apa kira-kira isi email ybs.
Subject: butuh 3 thrombo untuk Selasa
Chris - Saya perlu tiga thromblemeister untuk demo
Kamis di Boston. Perlu yang kidal, dan harus dipak
untuk dikirim Selasa malam.
Di sini baris subjek dengan baik meringkas inti terpenting pesan.
Jika suatu email merupakan balasan dari email lain, program email biasanya memberi Re: atau RE: di awal baris subjek (singkatan dari Regarding - Berkenaan Dengan). Jika program yang digunakan tidak memberi Re: secara otomatis, ada baiknya Anda tambahkan.
Subject: Re: butuh 3 thrombo untuk Selasa
Pat - saya ada dua thromblemeister yang sudah dipak
bekas demo minggu lalu, tapi satu lagi saya sedang
tidak ada yang berfungsi. Bisa ngga pakai dua kidal
dan satu yang untuk tangan kanan?
Untuk pesan yang kritis waktu, ada baiknya mengawali subjek dengan URGENT: (lebih-lebih kalau Anda tahu orang ybs menerima banyak email).
Subject: URGENT: butuh thrombo kidal
Saya *harus* dapat thromblemeister kidal satu lagi
untuk demo di Boston, untuk besok siang. Chris cuma
ada dua, dan saya perlu tiga. Chris sebetulnya *ada*
satu lagi kidal, tapi rusak, jadi kalau ada yang bisa
betulkan, atau kalau ada yang di lacinya punya
thrombo kidal, tolong ya...
Untuk permintaan (request), awalan REQ: bisa menunjukkan bahwa dibutuhkan respon:
Subject: REQ: serahkan thrombo
Permintaan Pat akan sebuah thromblemeister kidal
memunculkan 12 thrombo kidal berfungsi yang tergeletak
tak terpakai di sudut-sudut kantor. Tolong luangkan
waktu sejenak untuk melihat-lihat sekitar Anda kalau-
kalau ada thromblemeister (kidal *atau* kanan) yang
tidak lagi Anda pakai, dan kembalikan ke Chris.
Jika informasi yang Anda berikan dalam email tidak bersifat gawat dan tidak perlu dibalas, ada baiknya mengawali baris subjek dengan FYI: (For Your Information - atau UAK, Untuk Anda Ketahui), misalnya
Subject: FYI: ada donat di ruang istirahat
Peri donat tadi meninggalkan selusin donut di
ruang istirahat lantai bawah. Siapa duluan, dia
yang dapat!
Tolong hilangkan kata "informasi" atau "information" dari baris subjek (atau bahkan dari seluruh pesan email). Sewaktu menjadi webmaster di Universitas Illinois, Urbana-Champaign, saya menerima banyak email seperti di bawah:
Subject: informasi Mohon dikirim informasi tentang UIUC.
Bagi saya email seperti di atas amat tidak memberi petunjuk apa yang diinginkan si pengirimnya: apakah tenggat waktu penerimaan mahasiswa baru? Jumlah mahasiswa saat ini? Luas kampus? Jumlah bangunan? Yang diminta si pengirim dokumen cetak atau hanya URL? Karena itu satu-satunya yang bisa saya lakukan hanyalah membalas email itu dan meminta tambahan konteks. Akan jauh lebih baik jika email tadi ditulis seperti di bawah:
Subject: Sejarah UIUC Apakah ada link tentang sejarah U of I?
Jika hendak merujuk pada email sebelumnya, Anda harus mengutip secara eksplisit tulisan di email tersebut untuk memberi konteks.
Daripada hanya:
ya
Tulis:
> Bisa tidak spesifikasi untuk thromblemeister yang tangan > kiri selesai Kamis nanti? ya
Tanda lebih besar (>) adalah notasi yang paling umum dipakai jika seseorang ingin mengutip kata-kata orang lain di email sebelumnya; tapi program email yang Anda pakai bisa saja menambahkan karakter yang berbeda.
Meski jumlah kata dalam jawaban Anda cukup banyak, email sebelumnya kadang tetap perlu dikutip. Coba bayangkan jika misalnya di hari Senin Anda mendapat balasan dari email yang Anda kirim hari Jumat (tapi Anda sudah lupa).
Hal itu saya bicarakan hari kemarin, mereka bilang ingin menunggu yang satu itu sebelum mengambil keputusan.
Hah? Mungkin itu reaksi spontan Anda. Jauh lebih mudah mengerti email yang isinya seperti di bawah:
> Harga suku cadang Cobra sudah saya peroleh; > Kalau jenis thrombelemeister-nya sudah dipilih, > akan segera saya kerjakan. > Bagaimana, sudah bicara belum dengan orang-orang > Termo, apa ingin langsung dengan thrombo yang > tangan kiri atau hendak menunggu yang tangan kanan > dulu? Hal itu saya bicarakan hari kemarin, mereka bilang ingin menunggu yang satu itu sebelum mengambil keputusan.
Email terakhir jauh lebih baik daripada yang pertama, tapi mengandung terlalu banyak konteks. Tiga baris pertama tidak ada hubungannya dengan pertanyaan yang dijawab. Yang perlu Anda kutip hanyalah baris-baris secukupnya untuk memberi konteks, jangan berlebihan. (Peter Kimble, guru komputer SMA saya, sekarang memberi patokan bahwa minimal separuh jumlah baris dalam email haruslah jawaban sendiri.)
Jadi Anda cukup mengutip pertanyaan yang hendak dijawab:
> Bagaimana, sudah bicara belum dengan orang-orang > Termo, apa ingin langsung dengan thrombo yang > tangan kiri atau hendak menunggu yang tangan kanan > dulu? Hal itu saya bicarakan hari kemarin, mereka bilang ingin menunggu yang satu itu sebelum mengambil keputusan.
Konteks di atas cukup, tapi jawabannya masih agak sulit dipahami. Ada satu pedoman yang baik, yaitu meneliti penggunaan kata ganti di tiga kalimat pertama. Jangan gunakan kata ganti bila tidak merujuk ke sesuatu yang dinyatakan tersurat (eksplisit) dalam email. Contoh di bawah mengganti kata ganti hari kemarin dan yang satu itu.
> Bagaimana, sudah bicara belum dengan orang-orang > Termo [ingin yang tangan kiri/kanan?] Saya bicara dengan mereka hari Rabu yang lalu, menurut mereka thromblemeister yang tangan kiri mungkin bisa dipakai, tapi mereka ingin melihat yang tangan kanan dulu sebelum mengambil keputusan.
Jawaban kini jelas dan spesifik. Dan karena jawaban tersebut mengandung rujukan yang tersirat namun jelas ke sesuatu di pesan sebelumnya, jumlah yang perlu dikutip dari pesan sebelumnya menjadi lebih sedikit. Pesan seperti inilah, yang sebagian besar konteksnya ada di badan email yang Anda tulis (bukan di kutipan), yang paling mudah dimengerti. Sayangnya, menulis pesan begini yang paling memakan waktu.
Untuk mengutip sesuatu di tengah paragraf, atau meloncati beberapa baris, cukup masukkan yang perlu saja dan hilangkan sisanya dengan menyisipkan "[...]" sebagai ganti. Parafrase (kalimat yang disusun ulang) juga bisa ditulis dalam kurung siku seperti contoh di atas.
Jika pesan email yang Anda tulis tidak penting sehingga Anda merasa tidak perlu menghabiskan waktu memotong-motong pesan sebelumnya, masukkan kutipan keseluruhan pesan tersebut sesudah jawaban Anda, jangan sebelum. Kutipan yang ditaruh di akhir tidak perlu dilihat oleh pembaca kecuali mereka tidak mengerti konteks jawaban Anda.
Anda mungkin mengerti hal apa yang sedang Anda bicarakan, tapi pembaca Anda mungkin belum. Berikan konteks secukupnya dengan: